Je důležité přemýšlet o tom, jak organizovat pracovní prostory v kanceláři ve fázi navrhování projektu designu prostoru pro váš tým. V opačném případě počítejte s poklesem produktivity, stížnostmi na nepohodlné pracovní podmínky a přeplácaností za prostor, který nikdo nevyužije.
V tomto článku jsme shromáždili doporučení, která vám pomohou moudře spravovat metry čtvereční vaší kanceláře.
Obsah
- Proč je důležité promyslet každé pracoviště?
- Nevíte, jak uspořádat pracoviště v kanceláři tak, aby se každý zaměstnanec cítil příjemně? pomůžeme! Vypracujeme a zrealizujeme projekt kancelářského designu s ohledem na vaše přání a obchodní charakteristiky!
- 4 časté chyby při organizaci pracovního prostoru
- Chyba 1: nepostaral se o zvukovou izolaci v otevřeném prostoru
- 2. chyba: Nebereme v úvahu potřeby členů týmu
- Chyba 3: prostor byl nesprávně zónován
- Chyba 4: Zapomněli jste na odpočívadla
- Jak správně organizovat pracovní prostory v kanceláři: podívejme se na příklad účetního, IT specialisty a obchodního manažera
- Jak zorganizovat pracoviště účetní
- Jak může vypadat pracoviště IT specialisty
- Co je třeba vzít v úvahu při organizaci pracoviště obchodního manažera
- Jak uspořádat pracovní prostory v kanceláři: pojďme si to shrnout
Proč je důležité promyslet každé pracoviště?
Dobře organizované pracovní oblasti nejen přitahují do společnosti talentované specialisty, ale také zvyšují produktivitu zaměstnanců.
Průzkum společnosti HeadHunter a Healthy Office ukázal, že více než 90 % účastníků zaznamenalo přímou souvislost mezi pohodlím pracoviště a efektivitou jejich práce. 47 % respondentů uvedlo, že se v příjemném prostředí cítí lépe a jsou schopni lépe plnit úkoly.
44 % respondentů uvedlo, že pohodlné pracoviště zlepšuje jejich náladu. Stejný počet respondentů se domnívá, že pohodlí ovlivňuje jejich koncentraci a schopnost řešit problémy.
Aby bylo pracoviště pro zaměstnance pohodlné, je důležité vzít v úvahu specifika jeho práce. Účetní a právník tedy pracují s dokumenty, soustředění je pro ně důležité, takže v open space se nejspíš budou cítit nepříjemně. A obchodní specialisté ve společnostech určitého profilu tráví spoustu času „v terénu“ – v tomto případě jim nemusí být přidělena samostatná pracovní místa.
Jak uspořádat pracovní prostory v kanceláři, závisí na mnoha faktorech: jak často spolu potřebují zaměstnanci oddělení komunikovat, jak hlučná je práce zástupců různých profesí, zda přicházejí klienti atd. Například je lepší umístit salonek prostor a zasedací místnosti v blízkosti recepce, aby návštěvníci nemuseli procházet celou kanceláří a rušit zaměstnance. A dává smysl posadit členy stejného týmu vedle sebe – nebudou tak muset ztrácet čas přemisťováním mezi místnostmi nebo patry.
Při práci na projektu pro kancelář Kemira jsme počítali s tím, že klienti tam budou pravidelně docházet. Aby je nevedli přes open space, byly vedle recepce umístěny dvě zasedací místnosti – malá a velká. To se ukázalo jako pohodlné řešení.
Napravo od recepce je velká zasedací místnost. Nachází se v blízkosti vchodu, což vám umožní vyhnout se vedení hostů pracovním prostorem a nerozptylovat zaměstnance.
Nevíte, jak uspořádat pracoviště v kanceláři tak, aby se každý zaměstnanec cítil příjemně? pomůžeme! Vypracujeme a zrealizujeme projekt kancelářského designu s ohledem na vaše přání a obchodní charakteristiky!
4 časté chyby při organizaci pracovního prostoru
Je důležité zajistit, aby byla kancelář řádně organizována. To určuje, co budou vaši zaměstnanci během dne dělat: vykonávat úkoly efektivně nebo hledat klidné místo, kde by se mohli soustředit.
Identifikovali jsme čtyři chyby, které se nejčastěji dělají při projektování kanceláří.
Chyba 1: nepostaral se o zvukovou izolaci v otevřeném prostoru
Mnoho lidí po výběru otevřené kanceláře zapomíná na důležitost správného zónování a výběru materiálů. Nakoupí nábytek, vybavení a je to. A pak čelí stížnostem zaměstnanců na hluk, který snižuje produktivitu.
Problém není v kancelářském formátu, ale v zónování a dekoraci. Ve fázi vytváření designového projektu je důležité vše promyslet: použijte speciální dokončovací materiály, vyberte správný nábytek, příčky, stěnové a stropní akustické panely.
Do kancelářského projektu IT společnosti Eergn jsme zařadili akustické příčky, závěsné panely a podlahy do otevřeného prostoru pro snížení hladiny hluku na pozadí. V pracovním prostoru byly také umístěny kabinky pro jednání, aby ti, kdo potřebují komunikovat s klienty, neodváděli pozornost kolegů od práce.
2. chyba: Nebereme v úvahu potřeby členů týmu
Než se rozhodnete, jak uspořádat pracovní prostory v kanceláři, je důležité analyzovat typický den zaměstnanců a shromáždit jejich přání.
Může se ukázat, že někdo potřebuje k práci dva monitory, což znamená větší pracovní stůl. Každá taková nuance ovlivňuje uspořádání kanceláře jako celku.
Chyba 3: prostor byl nesprávně zónován
Při organizaci prostoru je důležité správně naplánovat nejen pracovní prostory, ale i další oblasti: chodby, kuchyně, zasedací místnosti a také je správně umístit vůči sobě. V opačném případě budou zaměstnanci ztrácet čas přecházením z jednoho konce kanceláře na druhý nebo mezi patry a budou rozptýleni kolegy popíjejícími kávu poblíž nebo klienty přicházejícími na jednání.
Roli hraje i plocha kanceláře. Pokud je malá, nemá smysl dělat mnoho kanceláří – budou stísněné. Je lepší dát přednost otevřenému pracovnímu prostoru a zajistit akustické příčky nebo kabiny.
V kanceláři Sever Minerals jsme místo kanceláře použili kóji, abychom neškrtili užitnou plochu. Kancelář by zabrala asi 14 m², stánek potřeboval polovinu.
Toto zónování je výhodné, pokud potřebujete někam odejít za prací, ale není zde prostor pro plnohodnotnou kancelář.
Chyba 4: Zapomněli jste na odpočívadla
Často se na odpočinkové prostory buď zapomíná, nebo jsou navrženy podle zbytkového principu – když je hlavní prostor rozdělen. To je ale špatně, zaměstnanci si potřebují někde během dne odpočinout, aby mohli efektivně pracovat na úkolech.
Zda bude poptávka, závisí na uspořádání a umístění rekreační oblasti. Takže dělat to vedle kanceláře manažera nebo v blízkosti pracovního prostoru není nejlepší volba. V prvním případě mohou zaměstnanci ignorovat prostory ze strachu, že je šéf „nachytá na špatném místě“, ve druhém mohou způsobit nepohodlí svým kolegům.
Pokud není jiné místo, nedostatky pomohou vyrovnat příčky, nejlépe akustické. Pomocí nich můžete nejen učinit rekreační oblast soukromější, ale také chránit zaměstnance, kteří pracují poblíž, před hlukem.
Když jsou kancelářské prostory správně uspořádány, vyhrává každý:
- Zaměstnanci získají pohodlné pracovní prostory, kde mohou plnit úkoly bez rozptylování.
- Prázdné metry čtvereční nepřeplatíte.
Jak správně organizovat pracovní prostory v kanceláři: podívejme se na příklad účetního, IT specialisty a obchodního manažera
Aby se každý zaměstnanec cítil příjemně, je důležité brát ohled na specifika jeho práce.
Analýza typického dne zaměstnanců v různých odděleních vám pomůže pochopit, jak organizovat pracovní prostory v kanceláři. Rozdělte to do několika fází: příchod do kanceláře, interakce s kolegy, schůzky a jednání, přestávky atd.
Pojďme přijít na to, jak zorganizovat práci zaměstnanců, které má většina firem – účetní, IT specialista a obchodní manažer.
Jak zorganizovat pracoviště účetní
Práce účetní je každodenním řešením problémů souvisejících s financemi společnosti. Organizace pracoviště účetního spočívá v zajištění důvěrnosti a možnosti bezpečného uložení dokumentů, proto je důležité zdůraznit:
- Samostatná kancelář. Jedině tak bude účetní řešit důvěrné záležitosti a ukládat důležité dokumenty bez obav, že něco zmizí. Pokud do účtárny přicházejí zaměstnanci nebo klienti, měla by mít plocha pracoviště minimálně 10 m² na osobu, s přihlédnutím k možnému rozšíření.
- Místo pro uložení dokumentů. Účetní má většinou spoustu papírů, které je potřeba uchovávat roky, nejlépe pod zámkem. Nejpohodlnější je instalace pojízdné skříně nebo výsuvné – posuvné skříně, kterou lze zvětšit pracovní plochu. Vhod přijdou také uzavřené a otevřené police.
- Kancelářská technika. Kancelář musí mít tiskárnu, skartovačku (skartovačku papíru) a skener. Dejte zaměstnancům vlastní tiskovou plochu v otevřeném prostoru, aby neodváděli pozornost účetní od práce.
- Velký stůl. Pracovní plocha by měla být dostatečná pro uložení „otevřených“ dokumentů, umístění monitoru, klávesnice a dalších potřebných věcí. Optimální velikost desky stolu je 1600×800 mm nebo 1800×800 mm.
- Ergonomická židle. Je vhodné zvolit model s opěrkou hlavy a možností individuálního přizpůsobení parametrům vašeho těla. To je důležité, protože účetní tráví až 90 % své pracovní doby sezením u stolu.
Jak může vypadat pracoviště IT specialisty
Pro IT specialistu je důležité nejen pohodlné, ale i technologicky vyspělé pracovní prostředí. Plocha pracoviště musí být minimálně 6 m².
Jak zařídit pracoviště pro IT specialistu:
- Umístěte v otevřeném prostoru, ale odděleně od ostatních zaměstnanců. IT specialisté pracují v tichosti a obvykle nosí sluchátka, aby je nerušil vnější hluk. Jsou to kreativní lidé, kteří milují být v otevřeném prostoru mezi kolegy. Pracoviště IT specialisty oddělte akustickou přepážkou.
Zůstane tak v centru dění a může v tichosti pracovat. - Postavte si velký pracovní stůl. IT specialisté často používají dva nebo tři monitory, v takovém případě je optimální velikost desky stolu 1800×800 mm. Optimální volbou by byl stůl s výškovým nastavením pro práci vsedě a ve stoje, s vestavěnými napájecími moduly pro připojení zařízení, speciálním poklopem a kabelovým kanálem pro uspořádání vodičů.
- Kupte si ergonomickou židli.IT specialistéutrácet za jejichpracovištěcelý den na počítači.Aby byli zaměstnanci méně unavení a nestěžovali si na bolesti zad a šíje, je lepší na židli nešetřit. Vyberte si model s opěrkou hlavy a možností individuálního přizpůsobení parametrům vašeho těla.
V kanceláři Kemira jsme vybavili pracoviště IT specialistů zvedacími stoly a ergonomickými židlemi.
Co je třeba vzít v úvahu při organizaci pracoviště obchodního manažera
Manažeři prodeje často nepotřebují stálá zaměstnání, protože tito zaměstnanci tráví většinu dne na cestách, scházejí se s klienty, dodavateli a kontrolují maloobchodní prodejny. V tomto případě jsou vhodné volné stoly, které může obsadit každý. Pohodlí je přitom stejně důležité jako pro ostatní zaměstnance. Například pohodlná plocha stolu je přibližně 1200×800 mm.
V kanceláři Kassir.ru jsme zajistili vestavěná sedadla se stolky, kde se můžete pohodlně usadit s notebookem.
Využity byly i široké okenní otvory, které lze využít i jako pracoviště.
Pokud obchodní manažeři nemají stálá pracoviště, je důležité zajistit jim individuální skříňky pro uložení osobních věcí.
Takové skříňky jsme umístili do coworkingového prostoru, který jsme vytvořili pro Nejlepší skupinu společností.
Skříňky se otevírají samostatnými elektronickými klíči.
Jak uspořádat pracovní prostory v kanceláři: pojďme si to shrnout
Při rozhodování o tom, jak uspořádat pracoviště v kanceláři, je důležité vzít v úvahu specifika práce každého zaměstnance a společnosti jako celku. Jen tak se dá prostor správně naplánovat tak, aby se v něm každý cítil příjemně a nezbyly nevyužité metry čtvereční.
Aby byla kancelář pohodlná, před zahájením práce na projektu:
- analyzovat typický pracovní den pro zaměstnance z různých oddělení, abyste pochopili, co je třeba vzít v úvahu při organizaci pracoviště účetního, jaké by mělo být pracoviště IT specialisty nebo pracoviště obchodního manažera;
- podívejte se, která oddělení v kanceláři spolu úzce souvisí;
- promyslete nejen pracoviště, ale i další důležité prostory – salonek, recepci, zasedací místnosti, kuchyň.
Tento přístup vám umožní vytvořit pohodlnou kancelář, kterou si vaši zaměstnanci, partneři a klienti zamilují.
Víme, jak uspořádat pracovní prostory v kanceláři tak, aby se každý člen týmu cítil pohodlně. Kontaktujte nás – pomůžeme!
