Udělejte si pár minut a rozhlédněte se po své kanceláři novýma očima a přemýšlejte:
- Jak často musíte vstát od stolu, abyste dosáhli na předměty, na které při sezení nedosáhnete?
- Je na vašem stole dostatek volného místa, abyste mohli pracovat pohodlně a bez rušení, je tam nepořádek?
- Jsou klávesnice a monitor vašeho počítače umístěny dostatečně pohodlně, abyste mohli pracovat bez namáhání nebo nadměrné únavy?
- Máte vedle počítače volné místo, které byste mohli využít k práci s počítačem a papíry zároveň?
- Jsou vaše skříně a knihovny přeplněné nepotřebnými věcmi?
- Je vaše skladovací zařízení vhodné pro majetek, který potřebuje uskladnit?
- Musíte často ztrácet čas hledáním věcí, které potřebujete?
- Je váš kancelářský nábytek uspořádán tím nejlepším způsobem pro práci na stole, práci s počítačem a přijímání kolegů a klientů?
Neexistují žádné standardní recepty na správné uspořádání vašeho pracoviště: co může vyhovovat vám, nemusí vyhovovat někomu jinému a naopak. Abyste si však co nejlépe uspořádali své kancelářské prostory, měli byste dbát na řadu obecných zásad.
Ergonomie je proces vědecké organizace práce zaměřený na vytváření prostředků pro optimalizaci práce, zlepšování metod pro osobu vykonávat jakoukoli práci, s přihlédnutím k její bezpečnosti, pohodlí a produktivitě.
Může to znít trochu pompézně, pokud jde o organizaci vašich kancelářských prostor, ale výběr a umístění nábytku, vybavení, referenčních materiálů a různých potřeb ve vaší kanceláři může mít významný vliv na způsob vaší práce.
Мебель
1. Tabulky. Na vašem stole by mělo být dostatek volného místa, abyste mohli pohodlně pracovat, aniž by vás rušily maličkosti. Pokud musíte dělit čas mezi počítač a papírování, zvažte panoramatickou metodu, která vám umožní pohybovat se mezi tradičním stolem a počítačem, aniž byste museli vstávat. Pokud máte tu možnost, zkuste najít psací stůl s nastavitelnou výškou.
Přemýšlejte o tom, jak nainstalovat stůl tak, aby byl nedílnou součástí celé kanceláře. Pokud chcete stůl umístit tak, aby sloužil jako bariéra mezi vámi a zamýšleným návštěvníkem, je to vaše právo, dosáhnete tím efektu psychologického odstupu, ale pokud sledujete zcela opačný cíl, pak byste jej měli nainstalovat jinak.
Umístěním stolu ke zdi vytvoříte vhodné místo pro umístění polic s knihami, závěsných plakátů atd. Pokud je váš pracovní prostor v otevřené kanceláři, toto umístění stolu pomůže odstranit náhodný nepořádek a omezit rušivé vlivy.
2. Židle. Většina moderních kancelářských židlí je vybavena kolečky a panty, což umožňuje volný pohyb po celé ploše kancelářského prostoru. Tyto židle jsou navíc vybaveny opěradly, což pomáhá předcházet nadměrnému namáhání krku a zad. Nesnažte se zdůraznit svůj stav nábytkem. Židle by měly být funkční. Chcete-li si vybrat židli pro sebe, věnujte pozornost následujícím vlastnostem:
- přítomnost výškově nastavitelného sedadla;
- přítomnost opěradla, které je nastavitelné jak výškově, tak i v příčném směru;
- dostupnost dostatečné hloubky sedadla;
- správná stabilita;
- přítomnost koleček, která odpovídají podlahové krytině ve vaší kanceláři.
3. Nastavení židle. Při nastavování židle je potřeba vzít v úvahu jak velikost vašeho těla, tak i výšku pracovní plochy stolu, pokud není polohovatelná. Základní doporučení: výška sedáku by měla být nastavena tak, aby se vám na něm pohodlně sedělo; v tomto případě by chodidla vašich nohou měla spočívat na podlaze a mezera mezi přední částí židle a vašimi lýtky by měla být 5 centimetrů. Poté byste měli nastavit opěradlo jak vertikálně, tak i příčně, aby se vaše spodní záda nenamáhala.
Pokud má židle područky, měly by být nastaveny tak, aby se lehce dotýkaly spodní části vašich loktů, když jsou v pravém úhlu k opěradlu židle. Područky by vůbec neměly zvedat lokty. Pokud vám vadí, je lepší je demontovat.
Při nastavování židle zvažte výšku stolu a klávesnici počítače. Měli byste se postavit tak, aby vaše nohy byly pohodlně umístěny pod pracovní plochou stolu a nic nebránilo jejich volnému pohybu.
Pokud nemůžete dosáhnout této polohy, pak je pro vás pracovní plocha stolu příliš nízká. Pokud je pracovní plocha stolu, když sedíte, umístěna výrazně výše než úroveň vašich loktů, měli byste upravit výšku židle. V tomto případě si budete muset pod nohy položit oporu, abyste mohli zaujmout pohodlnou polohu vsedě.
Оборудование
Kdysi jsem znal jednu sekretářku, jejíž organizace mě prostě ohromila. Vždy věděla, kde a co je. Její pracoviště bylo dokonalé. Když jsem ji potkal, se svým novým šéfem už pracovala šest měsíců. Její předchozí šéf nerad používal hlasový záznamník. Nechala si ho tedy v šuplíku nahoře ve vysoké skříni a nový šéf jí naopak každý den nosil novou paměťovou kartu do záznamníku.
Takže každý den ráno musela vylézt nahoru pro záznamník a na konci pracovního dne musela udělat stejnou operaci, aby ho dala zpět. To znamená síla zvyku.
Tento příklad jasně ukazuje, jak se trvalé návyky jednou provždy naučí. Stereotyp práce se už dávno změnil, ale návyk na zažitý řád žije dál. Věnujte pozornost tomu, kde ukládáte věci, které pravidelně používáte. Měli by být vždy na dosah ruky.
Pokud máte nad stolem police, měly by být umístěny tak, abyste na věci na spodní polici dosáhli, aniž byste vstávali ze židle. Věci, které pravidelně používáte (například telefon, tiskárna, různé druhy příruček), by měly být na dosah, abyste na ně nemuseli sahat.
Používat počítač
Téměř všechny druhy lidské činnosti jsou v dnešní době tak či onak spjaty s dlouhodobým využíváním výpočetní techniky. Dodržování jednoduchých doporučení při práci s počítačem vám pomůže zvýšit produktivitu, poskytnout vyšší úroveň pohodlí a chránit před únavou a škodlivými účinky na zdraví:
- Doporučuje se, aby byl horní okraj obrazovky monitoru v úrovni očí uživatele. Někteří počítačoví experti však poukazují na to, že tato výška je maximální povolenou úrovní, a trvají na tom, že pro některé kategorie uživatelů by tato úroveň měla být o něco nižší, přičemž zdůrazňují, že tato poloha je mnohem pohodlnější pro oči a krk.
- Zaujměte pohodlnou polohu a věnujte zvláštní pozornost poloze krku, páteře, loktů, rukou, boků a chodidel.
- Snažte se nezůstávat ve stejné pozici po dlouhou dobu.
- Udržujte předloktí, ruce a paže v jedné linii a neopírejte se o ostré hrany. Neklepejte na klávesy příliš silně.
- Klávesnice by měla být ve stejném úhlu jako vaše předloktí.
- Dělejte si časté přestávky. Odborníci doporučují udělat si každou hodinu pauzu pět až deset minut.
- Každých deset až patnáct minut práce na počítači dopřejte svým očím odpočinek tím, že je na chvíli zavřete. Po jejich otevření se pak zkuste dívat na vzdálené předměty a častěji mrkat.
- Nainstalujte monitor tak, aby se od něj neodráželo světlo. Pro stropní osvětlení použijte žaluzie a světelné difuzory.
- Čtení papírových dokumentů vyžaduje silnější osvětlení než čtení z obrazovky monitoru. Pokud pracujete na počítači a zároveň s papírovými dokumenty, použijte stolní lampu, kterou lze upravit osvětlení tak, aby dodatečné světlo, které potřebujete ke čtení papírových dokumentů, nedopadalo na obrazovku monitoru.
- Speciální stojan na papírové dokumenty vám usnadní práci na počítači a zároveň s papírovými dokumenty.
- Nastavte kontrast a jas monitoru na úroveň, která je pro vás pohodlná.
- Pravidelně čistěte obrazovku monitoru a další povrchy počítače.
Úklid na pracovišti
Úklid skříní. Začněte s úklidem u skříní, konkrétně těch, které jsou umístěny v maximální vzdálenosti od vašeho stolu. S největší pravděpodobností obsahují většinu nepodstatných materiálů, které nebyly dosaženy při předchozích čištěních. Jakmile je uvolníte, posuňte se vpřed směrem ke svému stolu. Získáte tak místo pro uložení věcí, které aktuálně zaplňují oblasti, které jsou pro práci užitečnější.
Buďte nemilosrdní při zbavování se odpadků. Stačí vyhodit nepotřebné dokumenty a rovnou odpadky. Roztřiďte zbývající dokumenty a materiály do archivních krabic a krabice podle toho označte. Když začnete organizovat své knihovny, doporučujeme vám je nejprve kompletně vyčistit a poté seřadit veškerou literaturu podle témat. Materiály a dokumenty musíte umístit tak, abyste je v případě potřeby snadno a pohodlně našli.
Čištění pracovní plochy. Byl jsem ve fázi svého života, kdy jsem se snažil přesvědčit sám sebe, že umím dobře pracovat se zaneřáděným stolem. Říkal jsem si, že navzdory hromadám dokumentů, které občas dosahovaly alarmujících rozměrů, snadno najdu jakýkoli papír, který potřebuji, a náhlé přepínání z jednoho úkolu na druhý jen zbystřilo moji pozornost po celý pracovní den. Samozřejmě to bylo hloupé.
Příliš mnoho dokumentů na stole může být stejně rušivé a rušivé jako telefonní hovory. Je mnohem snazší chytit se jednoho úkolu a pak dalšího, aniž byste dosáhli úspěchu, než soustředit své úsilí na jejich skutečné dokončení. Přítomnost velkého množství různých dokumentů také slouží jako vhodná záminka pro ospravedlnění různých druhů zpoždění a zpoždění.
Když je proces řešení konkrétního problému obtížný, z psychologického hlediska je mnohem snazší obrátit svou pozornost k řešení problému, který se vám zdá snazší, a jste v pokušení vzít první kus papíru, který se objeví na nějakém stohu dokumentů. vaší pracovní ploše.
Hledání dokumentů může vést k obrovským ztrátám času a dá vzniknout novým důvodům, proč si ubírat práci. Vezměte si to a odhadněte, kolikrát si musíte vzít volno z práce a prohrabovat se těmito hromadami a snažit se najít dokument, který potřebuje na žádost toho či onoho člověka. Zvláštní pozorování ukázala, že to trvá nejméně 15 minut denně, a to je, pravda, spíše konzervativní odhad.
To samozřejmě není mnoho. Ale když odhadnete, kolik to bude za rok, tak dostanete jeden a půl týdne, což, uznejte, je docela velká ztráta pracovní doby. Přemýšlejte o tom, kolik užitečné práce byste během této doby mohli udělat. A pokud jste neorganizovaní do té míry, že strávíte hledáním 30 minut denně, pak při správném uspořádání budete odměněni třemi týdny pracovní doby ročně navíc.
Nepořádek na stole může také snížit vaši schopnost stanovit priority činností. Kromě toho je na tom všem něco iracionálního.
Když se díváte přes hromádky, stále znovu se zobrazují stejné dokumenty. Dost často ztrácíte čas a energii prohlížením dokumentů, kterých jste se měli zbavit, když jste je poprvé viděli. Zmeškáte termíny, protože dokumenty, které by vám je připomínaly, se ztrácejí pod hromadami jiných dokumentů.
Konečně je zde prostor pro vznik stresových situací. Dokud jsou vaše papíry neuspořádanou amorfní hmotou, nemůžete se zbavit pocitu úzkosti. Nejste si úplně jisti, co se v těch hromadách papíru může skrývat, a je to neustálá připomínka toho, že svou práci nemůžete dělat pořádně. Dost často velké množství úkolů přispívá ke stresovým situacím mnohem více, než že je skutečně plní.
Klíčem k uklidnění pracovního stolu by měla být jednoduchost. Nejlepší způsob, jak začít tento postup, je, když si vezmete od všeho trochu – koš příchozích dokumentů, koš odchozích dokumentů, jeden diář, jeden poznámkový blok.
Zvažte také, zda potřebujete na pracovní stůl osobní věci. Možná si budete chtít nechat na stole náhodnou fotku nebo památku, ale nemá smysl nechat osobní věci, aby vám překážely v práci. Váš stůl by měl obsahovat pouze ty zásoby a nástroje, které používáte každý den.
Ostatní předměty, které pravidelně nepotřebujete, by měly být po ruce, ale ne na stole. Pracovní plocha by měla být dostatečně velká, protože uklizená pracovní plocha s sebou kromě pocitu fyzického pohodlí přináší i pozitivní psychologický přístup.
Možná budete muset překonat určitou psychologickou bariéru, než začnete uklízet svůj stůl. Koneckonců, latentně spojujeme přeplněný pracovní stůl s jeho extrémně zaneprázdněným majitelem, který nemá rád, když je považován za zaneprázdněný. Je však třeba připomenout, že člověk může být extrémně vytížený, ale zcela neschopný a neproduktivní. Nechte výsledky, kterých dosáhnete, mluvit o vaší firmě, ne o vzhledu vašeho počítače. Až si konečně vytřídíte plochu, můžete začít třídit dokumenty.
Jak se vypořádat s hromadami dokumentů
- Čtyři prázdné složky nebo schránky pro ukládání dokumentů označte takto: „přijmout ke zpracování“, „zahájit odesílání“, „přečíst“, „odeslat k uložení“ (nebo si vymyslete vlastní možnosti, které jsou pro vás pohodlnější). Zásobte se dostatečným množstvím plastových tašek pro nejdůležitější kategorii, kterou je třeba recyklovat.
- Připravte se na to, že většinu dokumentů budete muset vyhodit do koše. Ať už je jejich význam v době, kdy k vám přišel, jakýkoli, s největší pravděpodobností jsou již zastaralé. Neopakujte předchozí chyby, jednejte rozhodně. Zde byste se měli řídit následující zásadou: pokud máte nějaké pochybnosti o hodnotě dokumentu, klidně ho vyhoďte do koše.
- Neztrácejte čas čtením každého dokumentu. V této fázi je vaším jediným úkolem určit, zda je vůbec potřeba, a pokud ano, měla by být podle toho odeslána do koše nebo složky.
- Při třídění dokumentů neprovádějte žádné další akce, jinak se můžete v této mase zaseknout. Nezapomeňte si dělat poznámky k dokumentům, abyste si usnadnili budoucí práci, ale nevěnujte tomu příliš mnoho času, protože vaším hlavním úkolem v této fázi je roztřídit všechny dokumenty do kategorií.
- Časopisy a další periodika by se měla rychle skenovat a vytrhávat stránky, které vás zajímají. Případné zbytky klidně vyhoďte do odpadkového koše. V této fázi byste neměli číst roztrhané poznámky.
- Až roztřídíte všechny balíky, podívejte se na své koše. Naplánujte si čas na práci na dokumentech.
Pokud je vše provedeno správně, dokončená práce vám přinese hluboké uspokojení.
Jak udržet pořádek?
Odpověď na tuto otázku má vše co do činění s rozvojem pozitivních pracovních návyků:
- Pokud máte pochybnosti o hodnotě dokumentu, klidně ho vyhoďte do koše.
- Nepoužívejte svůj stůl jako místo pro ukládání dokumentů – k tomuto účelu používejte speciální složky.
- Vždy zkontrolujte, zda máte potřebné vybavení. Všechny nástroje a příslušenství, které pravidelně používáte, by měly být po ruce.
- Nepřesouvejte hromady dokumentů ze svého stolu do jiných částí kanceláře.
- Snažte se zpracovávat a archivovat dokumenty denně. Pokud vyjmete dokumenty z kartotéky, dejte si záležet, abyste je co nejdříve vrátili na své místo.
Závěr
Klíčové aspekty pro uklizení vašeho pracovního prostoru:
- uspořádání nábytku a vybavení s cílem maximalizovat bezpečnost, pohodlí a produktivitu;
- Uvolněte čas a prostor reorganizací vašeho stolu a úložiště;
- Minimalizace stresových situací odstraněním papírů rozházených po kanceláři.
Autor: Gareth Lewis, manažerský konzultant, vedoucí pracovník Institutu managementu ve Spojeném království. Materiál vychází ve zkráceném překladu z angličtiny
Jak zařídit kancelář a pracovní prostor vašich zaměstnanců tak, aby pracovali s maximální produktivitou? Přehled doporučení podložených výzkumem.
Četné studie ukazují, že to, zda je pracovní prostor správně uspořádán, přímo určuje, jak nadšeně člověk pracuje a jak produktivní jsou jeho činnosti.
iBusiness.ru vybral 6 doporučení pro organizaci pracovišť pro zaměstnance. Účinnost každého z nich již byla potvrzena výzkumem.
Více sluníčka
Správné osvětlení je důležité nejen pro fotografy. Výzkumnice a neuroložka ze Švýcarska Miriam Muench dokázala, že světlo ze zářivek snižuje motivaci zaměstnanců a má negativní dopad na jejich výkon. Vědci proto doporučují umístit kancelářské počítače do blízkosti oken a také dbát na to, aby do místností pronikalo co nejvíce přirozeného světla.
Kancelářský prostor musí dostat sluneční světlo
Lidé, kteří pracují pod přirozeným světlem, říká Muench, mají tendenci snáze se soustředit a zůstat nabití energií na konci dne. Sluneční záření totiž snižuje uvolňování stresového hormonu kortizolu. Když člověku chybí sluneční světlo, začne být úzkostný, bude pravděpodobnější, že bude rozptýlený, méně se soustředí na úkol a má potíže udržet si pozitivní postoj.
Optimální teplota
Klíčová je také teplota v kanceláři. Výzkum Cornell University ukazuje, že když je kancelář v pohodě, dělníci častěji dělají chyby. Při teplotě 20 stupňů Celsia tak dělají pracovníci v kanceláři o 44 % více chyb než při optimální teplotě, která je 25 stupňů.
Optimální teplota pro duševní práci je 25 stupňů Celsia
Pocit neustálého chladu podle výzkumníka v oblasti produktivity Leo Widricha způsobuje, že tělo utrácí energii na udržování stabilní tělesné teploty spíše než na „užitečnou funkci mozku“.
Teplo mimo jiné dělá lidi nejen produktivnějšími, ale také je činí šťastnějšími.
„Lidé, kteří se často koupou nebo sprchují, jsou schopni lépe zvládat pocity osamělosti a sociální izolace,“ řekl John Bargh, výzkumník z Yale University. Zůstat v teple dělá lidi šťastnějšími, takže zajistit, aby zaměstnanci zůstali v teple, je pro management nesmírně důležitý úkol.
Je důležité, aby příliš vysoká teplota měla na pracovníky stejný negativní dopad jako nízké teploty. Každý další stupeň tepla nad 25 stupňů Celsia nutí tělo aktivně se zapojit do vlastního chlazení a tím vydat další energii. To zase vede k tomu, že pracovníci jsou více rozptylováni a dělají více chyb.
Stůl je čistý a uklizený
Na produktivitu zaměstnanců má vliv i stav pracovní plochy. Office Depot a Národní asociace profesionálních organizátorů provedly společnou studii, která zkoumala více než 32 47 amerických zaměstnanců, jak hygienická jsou jejich pracoviště. XNUMX % kancelářských pracovníků přiznalo, že jejich pracovní prostor je neuspořádaný, a XNUMX % se domnívá, že přeplněné pracoviště jim zabírá příliš mnoho pracovní doby.
Čistý pracovní stůl je klíčem k „čisté“ mysli a produktivní práci
Na základě výsledků studie odborníci sestavili seznam doporučení pro zaměstnance a manažery. Podle odborníků se vyplatí mít na stole striktně omezený počet stojanů a věcí – mělo by jich být přesně tolik, kolik se během každého pracovního dne využije. Kromě toho by každý stůl měl mít uvnitř alespoň dvě zásuvky: jednu pro uložení neroztříděných dokumentů a jednu pro ty, které již byly zkontrolovány. Pracovní dokumenty by přitom podle odborníků nikdy neměly zůstat na stole.
Rostliny na každém stole
Příroda má na člověka blahodárný vliv. Psychologové z University of Michigan Rachel Kaplan a Steven Kaplan tvrdí, že když máte zelené rostliny (například květiny) v těsné blízkosti svého pracovního prostoru, zvyšujete koncentraci a zefektivňujete boj s večerní únavou.
„Rostliny by měly být na ploše. To je stejně důležité jako mít kancelářské vybavení,“ řekl Steven Kaplan. Tuto tezi potvrzují i další studie.
Rostliny na ploše mají příznivý vliv na emocionální pozadí zaměstnanců
Kancelářské závody jsou podle odborníků z Norské univerzity přírodních věd jednoduchým a levným způsobem, jak přimět zaměstnance, aby pracovali produktivněji a mohli se dlouhodobě soustředit na aktuální úkoly. Květiny v kanceláři také dělají zaměstnance šťastnějšími.
Nejlepší rostlinou do kanceláře je pokojová palma (arekové palmy), ale skvěle poslouží i miniaturní citroník v květináči, který vám pomůže relaxovat a uklidnit se.
Modré stěny
Barvy, kterými jsou lidé obklopeni, mají také přímý vliv na jejich náladu, řekl neurolog Bevil Conway. Potvrdila to psycholožka Angela Wrightová.
Nejlepší barva pro kancelářské prostory je modrá
Červená barva podle Wrighta inspiruje lidi k efektivní práci, ale musíte s ní být velmi opatrní: pokud člověk stráví několik hodin v řadě v místnosti vymalované touto barvou, rychle se stane agresivním a bude se starat o cokoli. .
Žlutá barva dodává lidem optimismus, sebevědomí a sebeúctu, zelená uklidňuje nervový systém. Bílé stěny a stropy se nejlépe uplatní v malých místnostech – dává pocit většího prostoru.
Nejlepší barva do kanceláře je modrá. Znalostní pracovníci jsou díky tomu efektivnější, protože jim umožňuje lépe se soustředit na úkoly, které jsou právě po ruce. Navíc stimuluje racionální myšlení.
Psací stůl místo tradičního stolu
Sedavý způsob života má extrémně negativní dopad na zdraví. To potvrzují četné vědecké studie. Například podle BMJ Open na to člověk, který tráví více než tři hodiny denně za stolem několik let, následně zaplatí snížením délky života o 2 roky.
Mnohem užitečnější je pracovat u počítače ve stoje, než u něj sedět
Další studie provedená specialisty z University of Massachusetts ukazuje, že s každou další hodinou strávenou sledováním televize se délka života zkracuje o 22 minut. Důsledky sedavého způsobu života jsou tedy mnohem závažnější, než se na první pohled zdá.
Dobrým způsobem, jak ušetřit zaměstnance před tímto problémem, je zorganizovat jejich pracoviště nikoli u klasického kancelářského stolu, ale u stolu, který jim umožňuje strávit část pracovní doby ve stoje. Ještě lepší je, že pokud lze pracovní plochu zvednout a snížit, pak bude mít každý zaměstnanec možnost střídat práci vsedě a ve stoje.
Žádné otevřené prostory
Otevřené kanceláře, kde všichni zaměstnanci sedí v jedné místnosti, jsou v dnešní době velmi oblíbené. Výzkum Jangsu Kim a Richarda de Deere z University of Sydney ale ukazuje, že kancelářští pracovníci, kteří pracují v otevřených prostorách, s nimi bývají nespokojeni. Důvodů je několik: nedostatek pohodlné úrovně soukromí, okolní hluk, který narušuje koncentraci, a poškození ze sluchátek, která se v takových místnostech používají poměrně často.
Otevřený prostor snižuje produktivitu zaměstnanců
Úkolem zaměstnavatele je, když ne usadit všechny zaměstnance do oddělených kanceláří, tak alespoň uspořádat v kanceláři několik prostor, ve kterých by zaměstnanci mohli odejít a pracovat na nějakém úkolu tak, aby je nikdo nemohl rozptylovat.
